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Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

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AAVD
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Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  AAVD le Mer 11 Aoû 2010 - 9:20

J'avoue que l'idée me travaille depuis longtemps. Avoir été au coeur de la Fête de l'Air d'Huez ce WE a réveillé mes vieux démons !...
Quand je vois la passion qui vous habite et votre organisation, je me dis pourquoi pas. Alors, le plus sérieusement du monde je pose la question : qui pour organiser un meeting au Versoud ? On pourrait imaginer un partenariat Jeunes-Ailes / Envole-Moi...

Julien Robin
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  Julien Robin le Mer 11 Aoû 2010 - 9:59

Je pense que tu es au courant, mais cette année ils ont essayé, sous l'égide de l'EPA.
En fait ca a été planifié, puis annulé (soit-disant cause riverains), puis remis à l'ordre du jour, puis réannulé (pour des raisons "humaines" à l'EPA) ... Sad

Perso j'ai trempé un peu dans l'organisation du meeting (j'ai été rattaché à des comités d'organisation).
Le premier problème au Versoud, c'est l'environnement particulièrement hostile (au Versoud).

Ensuite, il y a tous les soucis logistiques : c'est fou tout ce à quoi il faut penser et qu'on ne pense pas ...
Barriérage, sono, restauration, balisage, fléchage, délimitations des parkings, recherche de sponsors ...
Et mettre les bénévoles qu'il faut derrière !

Et là, je ne parle même pas encore d'avions ! dossiers pour avoir des participations militaires (+ la sureté qui va bien), plateau qui va bien (là il faut déjà délimiter le projet : petit meeting pépère ou grosse bertha semi-militaire ?)
Et après, il y a aussi (surtout) toutes les tracasseries administratives ... Il y a un mois j'ai participé à un petit meeting : l'autorisation du Préfet est arrivée le vendredi après-midi.
Si il avait pas signé, on pouvait ranger les barrières, les buvettes, la sono, décommander les avions, etc ... pale

Bref c'est un sujet vraiment compliqué !
Mais pourquoi pas ...

En général tu commences par demander au gestionnaire du terrain, et tu informes/demandes l'association de toutes les autres structures (aéroclubs, ateliers, etc)de l'AD.
Ensuite rameuter tous les copains qui ont des avions qui sortent de l'ordinaire, tu leur demandes si ils ont des copains qui seraient intéressés pour se joindre à eux avec leurs avions, et là tu as déjà une base à moindre prix (parce que même si c'est des copains, il faut pas oublier que leurs avions leur coutent et il faut donc les rémunérer un minimum). Tu essayes d'en sortir un dénominateur commun pour essayer de déterminer un thème. Ou alors tu n'y arrives pas et tu "commandes" un avion emblématique, une tête d'affiche. Ne pas oublier aussi que le Versoud est assez limitatif avec ses 900 mètres de piste ...
En parallèle "tu" te mets en quête de financements, tu commences à dessiner les zones publiques, tu consultes les autorités (préfet pour le plan de circulation, municipalité pour les barrières et autres équipements), tu fais un appel à bénévoles, et tu commences à chercher les prestataires (sono, restauration, voitures de loc, hotels) ... Very Happy
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AAVD
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  AAVD le Mer 11 Aoû 2010 - 10:19

Tu as tout à fait raison, organiser ce genre de choses est très compliqué. Mais...
Envole-Moi est membre d'IsaAir Promotion (l'asso des utilisateurs de la plateforme) et en particulier de l'ACD. Un meting au Versoud, c'est l'occasion de "redorer le blason" de l'aérodrome auprès des riverains. On pourrait donc compter sur l'appui des équipes qui organisent la Fête de l'Air d'Huez et de Courchevel.
La partie préfectorale et administrative est lourde, la première fois ! Mais une fois que l'on conait les procédures et les démarches, cela demande du temps et de la vigilance, mais ne pose pas de réel problème.
Enfin, pour ce qui est du plateau, avec tous nos réseaux réunis, on doit pouvoir avoir un plateau sympa (et c'est un euphémisme si on pense passage PAF, Solo Display AlphaJet et pourquoi pas un petit Tigre / NH90 / EC175 d'Eurocopter Marignane). Je parle d'être à l'initiative d'un petit meeting et de participer à son déroulement. Cela ne pourrait se faire sans de solides appuis locaux et hauts placés. Nous les avons. En revanche je te l'accorde, l'équipe "noyau dur" de l'organisation devra être ultra motivée et investie. J'en salive d'avance !
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  pti'louis le Mer 11 Aoû 2010 - 16:00

Sinon, tu propose ta platforme à la FFPLUM pour être une platforme d'accueille pour le midi lors du tour ulm. Plus de 130 machines d'un coup. etrh

Si tu a bien sur les contacts nécessaires et surtout la place pour parqué 130 appareils.
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  Maximelflu le Dim 22 Aoû 2010 - 12:48

AAVD a écrit:passage PAF

Pour la PAF, il faut prévoir au moins 2 ans à l'avance, et avoir de sacrés pistons. Mais c'est sûr, la PAF double le nombre d'entrées ...
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  Chris Young le Ven 7 Jan 2011 - 20:40

D'où tu tiens ces infos ?

On a eu la PAF à Muret en 2009 en les contactant en Octobre 2008 pour le mois de Mai 2009, sans pistons... Et ils sont revenus l'année suivante je crois bien...

Par contre je sais pas s'ils se déplacent juste pour un passage sur un meeting (à moins d'être déjà présents pas loin), généralement faut prévoir de les accueillir sur un terrain pas trop loin, et trouver un hébergement, des voitures de loc, etc... C'est assez lourds à organiser car ils ont un cahier des charges assez long, mais ça vaut le coup de se donner un peu de mal. Sinon le même genre de démarche permet d'avoir les Cartouches Dorés qui sont très appréciés aussi.
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  FlyingTim le Ven 7 Jan 2011 - 21:18

Oui je pense que Chris a raison, les demandes pour les participations de l'AA aux meetings sont décidées d'une année sur l'autre en commission.
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  Airthur le Lun 25 Juil 2011 - 16:37

Je fait partie de l'organisation du Meeting de Coulommiers ( 2010 et le prochain en 2012 ) , c'est vrai que c'est un bordel sans nom , et encore nous on c'est maqué avec Bleu ciel Airshow , ça facilite le plateau aérien . Mais rien que la logistique sol , le cahier des charges pour accueillir les militaires , la mise en place de la plateforme pour du monde ( on a fait 38 000 entrées adultes , les moins de 12 ans gratos , donc pas comptés ) au dernier moments des avions qui décommandent , la météo qui se lève qu'à 12h ( après chance grand bleu ) , le planning des voles à refaire de A à Z avec le DV ........

Bref , c'est un très grand investissement , mais quand le résultat y est , quel bonheur , vous savez , 1 ans ou 2 avant entre la 1ère fois qu'on en parle à l'aérodrome ( là ou on passe pour des cons en plus ) et le jour J ils s'en passe des galères ...

Ce que je peux dire c'est que c'est une aventure humaine exceptionnelle , un pari très risqué , mais à la fin quand la réussite est là , le lundi , quand les avions se tirent , tout le monde pleurent de nostalgie , de fatigue ... Et la seule chose à laquelle on pense , c'est " à quand on remet ça ?!?! Pour nous c'est en septembre 2012 .

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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  Julien Robin le Lun 25 Juil 2011 - 17:29

Airthur a écrit:Je fait partie de l'organisation du Meeting de Coulommiers ( 2010 et le prochain en 2012 ) , c'est vrai que c'est un bordel sans nom , et encore nous on c'est maqué avec Bleu ciel Airshow , ça facilite le plateau aérien . Mais rien que la logistique sol , le cahier des charges pour accueillir les militaires , la mise en place de la plateforme pour du monde ( on a fait 38 000 entrées adultes , les moins de 12 ans gratos , donc pas comptés ) au dernier moments des avions qui décommandent , la météo qui se lève qu'à 12h ( après chance grand bleu ) , le planning des voles à refaire de A à Z avec le DV ........

Bref , c'est un très grand investissement , mais quand le résultat y est , quel bonheur , vous savez , 1 ans ou 2 avant entre la 1ère fois qu'on en parle à l'aérodrome ( là ou on passe pour des cons en plus ) et le jour J ils s'en passe des galères ...

Ce que je peux dire c'est que c'est une aventure humaine exceptionnelle , un pari très risqué , mais à la fin quand la réussite est là , le lundi , quand les avions se tirent , tout le monde pleurent de nostalgie , de fatigue ... Et la seule chose à laquelle on pense , c'est " à quand on remet ça ?!?! Pour nous c'est en septembre 2012 .

Comme j'y étais ya 8/10 jours, je confirme (et je pondère!) ...

Dans mon cas, il s'agit d'un petit meeting : ca facilite les choses !
Il est plus facile d'organiser un meeting pour 2000 à 5000 personnes, que pour plus de 20000 ... rien qu'à cause des contraintes imposées par la Préfecture.
A fortiori en région urbanisée ! C'est plus dur à Coulommiers qu'à Couhé, c'est sur ...
Il est largement plus facile d'accueillir les Cartouche Doré ou l'EVAA, que la PAF !
J'ai eu l'arrêté préfectoral de cette année dans les mains, et je peux vous dire que ca rigole quand même pas du tout !
Il y a la partie vol, avec comme dit Airthur les empêchements de dernière minute, le risque météo, les pannes ... Mais il y a aussi toute l'intendance : barriérage & balisage, points de restauration & buvettes, accueil du public, animation, gestion des repas+voitures+hotels quand tout doit être irréprochable pour les équipages que tu reçois ... C'est vraiment beaucoup beaucoup de boulot !

C'est plus facile aussi quand c'est organisé régulièrement, que quand tu fais du "one shot" : parce que l'équipe d'organisation est rodée, qu'elle est souvent à peu près stable (pas toujours vrai), que les interlocuteurs (Préfecture, DGAC, etc) te connaissent ...

Nous à Couhé, c'était le 47e meeting annuel. D'affilée ! Même si c'est un petit meeting ne rassemblant "que" dans les 2000 personnes chaque année, je crois qu'on peut se targuer d'être un des rares clubs à oser cette aventure (je vois Belvès, La Ferté même si c'est un peu particulier, Montluçon désormais ... qui d'autre ?) ... D'autant que nous sommes moins de 50 usagers de la plateforme !
C'est d'ailleurs un boulot de longue haleine, puisque je pense que le chantier de notre meeting 2012 sera lancé avant la fin de cet été ...

Quand il fait beau, c'est que du bonheur, même si quand t'organises t'as généralement pas trop le temps de profiter (moi je me plains pas : je bosse la logistique avant/après, j'aide à la comm, et on me demande de faire des photos le jour J ... mais je pense aux copains qui sont aux caisses, aux buvettes ou autre !) ...
Après ya des années où il fait pas beau, et le public n'est pas au rendez-vous. C'était notre cas cette année, avec un ciel de traine très actif (4 grains dans l'aprem) qui a un peu découragé le public : je sais pas combien ils étaient, mais moins nombreux que d'habitude ...
Mais quand même ... Même si tu te trempes la gueule ... Même si tu passes ton weekend à courrir partout ... Même si tu rentres épuisé au bureau ... Quel bonheur ! Bonheur des rencontres évidemment. Gout du travail accompli par une bande de copains, même si il y a forcément eu "quelques engueulades". Satisfaction aussi, quand des participants (des gens habitués à participer aux meetings) viennent te dire qu'ils avaient entendu parler de ton meeting, qu'ils sont contents d'être venus, et qu'ils espèrent revenir ...

Et le dimanche soir, quand le dernier spectateur est parti, que tout s'est bien passé, que tout le monde passe à table ... La Fête des organisateurs peut commencer ! Very Happy

Moi je ne suis qu'une petite main, prenant des nouvelles par mail et arrivant la semaine avant ... Mais quelle fierté de voir les copains gérer une telle affaire !
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  eduardo mazarino le Lun 25 Juil 2011 - 18:27

Julien Robin a écrit:
Nous à Couhé, c'était le 47e meeting annuel. D'affilée ! Même si c'est un petit meeting ne rassemblant "que" dans les 2000 personnes chaque année, je crois qu'on peut se targuer d'être un des rares clubs à oser cette aventure (je vois Belvès, La Ferté même si c'est un peu particulier, Montluçon désormais ... qui d'autre ?) ...


Qui d'autre ... ?
Ben nous les roannais !!
Et en 2012 le 20ème du nom, plus précisement le 16 septembre.

Sinon d'accord pour le descriptif du boulot.
D'ailleurs nous c'est tous les 2 ans only

Amitiés

EM

Julien Robin
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Re: Un vieux fantasme : organiser un ptit meeting au Versoud

Message  Julien Robin le Lun 25 Juil 2011 - 18:29

Oui bien sur, Roanne ! Very Happy
J'y ai pensé mais je ne l'ai pas écrit car j'ai bien dit "tous les ans" ... Ceci dit vu l'ampleur du meeting de Roanne, ca serait difficilement envisageable de le faire tous les ans


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